Elke onderneming persoonlijk aanspreken is helaas niet mogelijk. Maar we geraken al ver door te zorgen dat de eigen medewerkers binnen de sectororganisaties OiRA Schoonmaak kennen en stelselmatig onder de aandacht brengen. Juridische adviseurs, helpdeskmedewerkers, regioconsulenten, opleiders en vormingsverantwoordelijken … iedereen kan helpen bij het promotie maken.

Hoe zorgt u ervoor dat medewerkers OiRA Schoonmaak integreren in hun werk?

• Bij dit draaiboek hoort een tekst om intern te communiceren rond het belang en het doel van OiRA Schoonmaak. 
• Op eenvoudige aanvraag komt de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg in uw organisatie een presentatie of demonstratie geven. Contacteer hiervoor Frank Dehasque: focalpoint@werk.belgie.be
• Medewerkers zullen zich de promotie van de OiRA-tool pas echt eigen maken wanneer ze hier regelmatig aan worden herinnerd. Voorzie daarom vervolgboodschappen en een stand van zaken in teamoverleg of andere vormen van interne communicatie. 
• Integreer OiRA Schoonmaak bij het onthaal van nieuwe medewerkers en in de vorming van alle medewerkers. 
• Zorg dat de infofiches ‘OiRA, Waarom en hoe?’ en ‘Veiligheid eerst!’ op een centrale plek staan op de server van uw organisatie. Zo vinden alle medewerkers ze altijd snel en makkelijk terug om ze te delen met werkgevers. De infofiches kunnen zowel digitaal als geprint worden verspreid. 

Eigen vormingen voor werkgevers

De twee handige infofiches ‘OiRA, Waarom en hoe?’ en ‘Veiligheid eerst!’ helpen u om vormingen uit te werken. Voorzie een exemplaar voor elke deelnemer. 

Deel de stickerset uit na afloop van de vorming. Zo wordt OiRA zichtbaar en bespreekbaar in de bedrijven.

Vormingen voor leerkrachten in TSO en BSO, en voor lesgevers in beroepsopleidingen

• Gebruik de kant-en-klare motivatietekst voor leerkrachten en lesgevers. Er kunnen diverse aanleidingen zijn om deze doelgroep aan te schrijven, zoals de organisatie van een vorming.
• Ook leerkrachten en lesgevers raken vlot ingewijd in OiRA Schoonmaak dankzij de twee heldere infofiches. 
• Zij kunnen hun leerlingen, cursisten en stagiairs meenemen in dit belangrijke verhaal. Hiervoor kunnen ze gebruik maken van het lesblad op maat van de sector. Vraag hen om dit speciale lesblad te integreren in hun les of cursus. 
• Voorziet uw organisatie in publicaties voor leerlingen of cursisten? Publiceer het lesblad dan integraal!
• Spoor leerkrachten en lesgevers aan om bij een bezoek aan een stageplaats na te vragen of er een up-to-date plan van aanpak is voor veiligheid en gezondheid. Moedig hen aan hen om werkgevers te motiveren om OiRA Schoonmaak in te zetten. 

OiRA Schoonmaak in digitale communicatie

Digitaal informeren is ideaal. Zo komen werkgevers meteen terecht op
www.uwrisicoanalyse.be waar ze kunnen doorklikken naar de tool OiRA Schoonmaak. 

• Maak, als dat nog niet bestaat, een menu-item ‘Veiligheid en gezondheid’ aan op uw website, of een aparte button ‘OiRA Schoonmaak’. Gebruik de promotekst externe communicatie als inleiding voor de webpagina.
• Zorg dat de webpagina eenvoudig terug te vinden is in de webstructuur. 
• Gebruik de webbanners op de homepagina en op de pagina over OiRA Schoonmaak om de weg te tonen naar www.uwrisicoanalyse.be.
• Zorg dat beide infofiches makkelijk vindbaar en downloadbaar zijn. 
• Publiceer uitnodigingen voor OiRA-events in de nieuwsrubriek. 
• Waak erover dat de algemene informatie nooit tijdsgebonden is.
• Verspreid de promotekst ook via uw e-brief en via e-mail. 

OiRA Schoonmaak in printcommunicatie

• De promotekst leent zich ook prima voor publicatie in uw ledenblad of nieuwsbrief. 
• U kunt deze algemene informatie natuurlijk aanvullen met een interview, een getuigenis, de aankondiging of het verslag van OiRA vormingen, …
• Zet ook de sectoradvertenties in – ze bestaan in verschillende varianten – in uw ledenblad en andere publicaties. 

Herhaling werkt. Langs hoe meer kanalen de verschillende actoren in de sector aanmoedigend geïnformeerd worden over OiRA Schoonmaak, hoe groter de kans dat ze er gebruik van maken. Nodig daarom elke organisatie waar u mee samenwerkt en die zich ook richt tot de werkgevers uit om een steentje bij te dragen in de promotie. We bezorgen u een aantal introteksten om OiRA Schoonmaak onder de aandacht te brengen van verschillende relevante organisaties en diensten:

• Andere sectororganisaties
• Sectorleveranciers
• Vakbonden
• Preventiediensten

U kunt deze teksten gebruiken om organisaties via mail en/of brief uit te nodigen om zich te engageren. 

Dat doet u door de vorige stappen consequent uit te voeren, en door OiRA een plaats te geven in uw communicatie op social media. Ga de challenge aan en plan – ruim op voorhand – wekelijks een boodschap in over OiRA op Facebook, Twitter en LinkedIn. 

Op Facebook kunt u werkgevers op een meer informele manier bereiken. Op Twitter en LinkedIn toont u aan een achterban van opinieleiders en sectorcontacten dat er heel wat beweegt op het vlak van veiligheid. Deze berichten kunt u trouwens ook delen via uw e-brieven. Ga er creatief mee aan de slag.

Plan, gespreid over het jaar, de publicatie in van 12 getuigenissen

• U kunt getuigenissen posten van tevreden gebruikers van de OiRA tool. Dit is de beste reclame. Deze getuigenissen kunt u verzamelen aan de hand van de online vragenlijst (zie bij stap 7). U kunt werkgevers natuurlijk ook vragen om de vragenlijst op papier in te vullen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een bedrijfsbezoek. 
• U kunt ook getuigenissen posten van sectorcollega’s die meewerkten aan de ontwikkeling van OiRA Schoonmaak, van de directeur van uw organisatie, van een sectorconsulent, een lesgever, een leerkracht of stagebegeleider, … of van andere betrokkenen en belanghebbenden die bereid zijn om te getuigen over de voordelen van OiRA Schoonmaak.  

Plan 20 boodschappen in die gelinkt zijn aan bepaalde momenten in het jaar

In de social mediakalender vindt u 20 gevarieerde boodschappen die inspelen op gebeurtenissen in de loop van het jaar. Zo trekt u elke keer weer de aandacht naar de info over OiRA Schoonmaak.

U kunt zelf ongetwijfeld nog andere (sector)momenten vinden die een aanleiding vormen om OiRA Schoonmaak onder de aandacht te brengen.

Plan 20 uitnodigende boodschappen in die gelinkt zijn aan uw eigen werking 

Hieronder vindt u enkele mogelijkheden. U kunt ze doorheen het jaar regelmatig opnieuw inzetten.

Alvast van harte dank voor al uw inspanningen om OiRA Schoonmaak mee bekend te maken. U staat hier niet alleen in.

Wat biedt de FOD u?

• Dit uitgebreide draaiboek met alle mogelijke communicatiemiddelen.
• De mogelijkheid om het live te komen voorstellen in uw organisatie.

Wat doet de FOD nog?

• Alle sectoren die met OiRA aan de slag zijn engageren en motiveren. 
• Overkoepelend communiceren met inspectie, preventiediensten, vakbonden …

U blijft een belangrijke schakel

U kunt bijdragen aan een grotere impact van alle geleverde inspanningen van de diverse sectoren door uw persoonlijke bijdrage te delen met de FOD. Stuur elk jaar voor 1 maart de impactfiche OiRA Schoonmaak naar de FOD met overzicht van uw inspanningen van het afgelopen jaar.

Wat doet de FOD hiermee? De resultaten meenemen in de communicatie naar diverse stakeholders en de pers.

Meten is weten, om vervolgens te kunnen bijsturen

Wie gebruikt OiRA Schoonmaak al en hoe bevalt dat? We stelden een toegankelijk evaluatieformulier op om te gebruiken bij vormingen en bedrijfsbezoeken. U kunt het ook mailen naar contacten die ervoor openstaan om hun ervaring te delen.

Tips om uw communicatie-inspanningen vast te houden in jaar twee

Maak de evaluatie (stap 6) van uw inspanningen. Bespreek dit met de directie en/of in teamoverleg aan de hand van volgende vragen:

Deden we wat binnen onze mogelijkheden lag om het draaiboek uit te voeren? 

Welke dynamiek kwam op basis hiervan tot stand?

• Positieve effecten in interne communicatie en samenwerking?
• Ruimer draagvlak voor OiRA?

• Positieve effecten in communicatie en samenwerking?
• Ruimer draagvlak voor OiRA?

• Positieve effecten in communicatie en samenwerking?
• Ruimer draagvlak voor OiRA?
• Welke conclusies trekken we hieruit? Meer/minder/evenveel inzetten op de promotie van OiRA want …

Overloop het volledige draaiboek en maak bij elke stap een actieplan voor het komende jaar.

Deel de resultaten van de evaluatie intern en extern. Dat kan aan de hand van het voorbeeldartikel aan de hand waarvan u jaar 2 kunt inzetten.

U kunt op elk moment in het jaar starten met de promotie van OiRA Schoonmaak. Sowieso vergt dit een aanpak gespreid over meerdere jaren.